Inventário Patrimonial: Controle e Levantamento Físico de Bens

O que é e para que serve o Inventário Patrimonial?

O inventário patrimonial é um levantamento completo e organizado de todos os bens que pertencem a uma empresa, instituição pública ou organização — como móveis, equipamentos, máquinas, veículos, computadores, imóveis e outros itens de valor.

Ele funciona como uma fotografia detalhada do patrimônio, mostrando o que existe, onde está, em que estado se encontra e quanto vale, assegurando a confiabilidade das demonstrações contábeis da entidade.

O inventário patrimonial assegura aos gestores as informações importantes necessárias para a administração dos recursos materiais, envolvendo o levantamento físico e registro contábil de todos os bens móveis e imóveis de uma organização, incluindo informações como localização, estado de conservação, valor patrimonial, vida útil remanescente e valor residual ao final da vida útil.

Inventário físico e avaliação de bens móveis e imóveis

Inventário patrimonial e avaliação de hospital

Inventário físico e avaliação do patrimônio de empresa

Inventário físico e avaliação de empresa agrícola

Serviços de inventário patrimonial e avaliação de bens

• Localização dos bens nos ambientes da empresa ou instituição;
• Conferência das etiquetas de patrimônio;
• Verificação do estado de conservação;
• Atualização de informações como número de série, responsável, setor, situação de uso;
• Conciliação do inventário com a indicação dos bens registrados e não encontrados e dos encontrados e não registgrados;
• Confecção das planilhas de inventário;
• Elaboração do laudo de avaliação patrimonial dos bens inventariados.

Etapas para a Realização do Inventário Patrimonial

Para realizar o inventário patrimonial dos ativos da empresa, recomenda-se observar o passo a passo seguinte:

1. Planejamento do inventário:
   Na fase de planejamento devemos definir:
   • Definição do objetivo: acerto contábil, auditoria, mudança de gestão, implantação de controle etc;
   • Delimitação do escopo: quais unidades, setores, tipos de bens (só imobilizado? também almoxarifado?);
   • Montagem da equipe: quem vai contar, quem confere, quem lança no sistema;
   • Escolha das ferramentas: planilha, sistema, coletores, app, etiquetas com código de barras/QR Code;
   • Definição de prazos e regras: datas, horários, como tratar bens em uso externo, emprestados, sucateados.;
2. Preparação dos dados
   • Extrair a base atual de bens: relatório do sistema patrimonial/contábil com número do bem, descrição, setor, responsável;
   • Organizar por local/setor: isso facilita a rota da equipe em campo;
   • Padronizar descrições: para evitar confusão (ex.: “Veículo Volkswagen ano 2025, modelo Polo Track, cor branca, placa XYGWXXX”);
   • Separar placas ou etiquetas de patrimônio: se ainda não existem, o inventário já pode servir para tombar os bens.
3. Execução em campo (contagem física):
   Em cada ambiente/setor, a equipe deve:
   • Percorrer o local sistematicamente: sala por sala, posição por posição;
   • Identificar o bem: conferir se está na lista; se não estiver, registrar como “bem não cadastrado”;
   • Conferir etiqueta: se tiver número de patrimônio, ler/registrar; se não tiver, etiquetar;
   • Registrar informações principais:
     • Local exato (setor, sala);
     • Responsável (usuário ou área);
     • Situação: em uso, ocioso, sucateado, emprestado etc.;
     • Estado de conservação: bom, regular, ruim;
     • Dados técnicos relevantes: número de série, modelo, marca.
4. Consolidação e digitação dos dados
   • Importar ou lançar as informações no sistema/planilha, vinculando cada bem ao seu código patrimonial;
   • Tratamento de duplicidades: dois códigos para o mesmo bem, ou um código para mais de um item;
   • Classifique os achados:
     • Bens encontrados conforme cadastro
     • Bens não encontrados (possível extravio/baixa não registrada);
     • Bens encontrados sem cadastro (devem ser incluídos).
5. Conciliação com o registro contábil/patrimonial
   • Compare inventário físico x cadastro/sistema x contabilidade
   • Ajuste de divergências:
     • Inclusão de bens não cadastrados;
     • Baixa de bens inexistentes fisicamente;
     • Correção de localização, responsável, vida útil, situação de uso;
   • Documente as justificativas: extravio, doação, sucateamento, transferência, erro histórico etc.
6. Saneamento e regularização
   • Formalize as baixas e inclusões com documentos internos (termos, relatórios, autorizações);
   • Atualize políticas e procedimentos: regras de movimentação, transferência, baixa, responsabilidade por bens;
   • Treine os usuários: para registrar movimentações e evitar que o cadastro volte a ficar defasado.
7. Relatório final e rotina periódica
   • Elabore um relatório de inventário:
     • Quantidade de bens inventariados
     • Divergências encontradas
     • Ajustes realizados
     • Riscos identificados (perdas, sucatas, bens ociosos).
   • Defina a periodicidade: anual, semestral ou por amostragem contínua, conforme porte e risco da organização.

Para identificar os bens patrimoniais, podem ser utilizadas etiquetas de identificação ou placas de patrimônio, que podem ser feitas de vinil, poliéster, alumínio anodizado ou aço inoxidável.