Serviços de inventário patrimonial
O serviço de inventário patrimonial é um procedimento que identifica, contabiliza e organiza os bens de uma empresa. O objetivo é ter um controle patrimonial eficiente e preciso, que assegure tomadas de decisões baseadas em informações atualizadas.
São examinados, identificados e relacionados os itens que compõem os seguintes grupos de bens, reconhecidos nas principais Contas do Ativo não circulante Imobilizado, que incluem os itens de valor significativo, segmentados nos seguintes grupos principais:
- Máquinas, Equipamentos e Instalações;
- Móveis e Utensílios;
- Bens de Informática;
- Veículos;
Metodologia e procedimentos para realizar o inventário patrimonial
A metodologia para realização do trabalho compreende três etapas, cujos detalhes estão apresentados a seguir.
Cabe ressaltar que são procedimentos que podem ser alterados ou adaptados no decorrer do serviço, visando uma melhor adequação às necessidades do trabalho, conforme a atividade econômica do cliente.
Primeira etapa: Planejamento do inventário patrimonial
O planejamento das atividades será efetuado considerando, entre outros, as seguintes etapas:
- Inspeção prévia geral dos setores da empresa, visando:
- Classificação dos diferentes grupos e subgrupos de bens (centros de custos);
- Definição da forma como os bens serão identificados. Podemos utilizar etiquetas de papel com o número patrimonial manuscrito ou plaquetas de patrimônio adesivas de alumínio ou aço inoxidável;
- Definição e contato com os responsáveis pelos setores principais, que ficarão encarregados de acompanhar a equipe inventariante durante o processo de arrolamento dos bens patrimoniais.
- Reunião com o Setor de Contabilidade com o objetivo de ajustar os parâmetros do inventário
- Relacionar os bens em “contratos de comodato”, “leasing”, bens de terceiros e outras situações, delimitando o conjunto de bens, que são de fato, propriedades do contratante;
- Definir se será usado o piso contábil como nível para determinar os bens que serão listados e identificados ou outro nível de valor ou de representatividade física;
- Separar os bens que não serão incluídos no controle patrimonial em razão da relação “custo x benefício”, por estarem danificados ou obsoletos ou de baixo valor.
Segunda etapa: Execução do inventário físico
O processo de execução do inventário físico compreende, entre outros, os seguintes aspectos:
Inicialmente deverá ser efetuado um planejamento do levantamento no setor ou departamento em conjunto com o responsável (Chefe, Gerente etc.) em função das atividades do setor ou departamento, de forma a não prejudicar o seu funcionamento.
Iniciadas as inspeções:
- Afixar a plaqueta ou etiqueta de identificação no bem;
- Registrar em campo próprio da planilha de levantamento: o número de identificação da plaqueta, a descrição detalhada do bem, localização (ou centro de custo), estado de conservação e as demais informações necessárias.
Terceira etapa: Planilhamento das informações – Resultado
Todas as informações apresentadas nas planilhas de levantamento serão transformadas em um único arquivo que servirá de base para a preparação do relatório final.
Esta base de dados deve ser entregue ao contratante em meio magnético contendo as seguintes informações:
- Relação de todos os bens inventariados e identificados por setor ou departamento com a indicação dos códigos de referência de cada item e
- Fotografias digitais em arquivo magnético de todos os itens inventariados, quando for o caso.