Serviços de inventário patrimonial de bens
O nosso serviço de inventário patrimonial identifica e organiza os bens da sua empresa possibilitando um controle patrimonial eficiente e preciso, que assegure tomadas de decisões baseadas em informações atualizadas.
São examinados, identificados e relacionados os itens que compõem os seguintes grupos de bens, reconhecidos nas principais Contas do Ativo não circulante Imobilizado, que incluem os itens de valor significativo, segmentados nos seguintes grupos principais:
- Máquinas, Equipamentos e Instalações;
- Móveis e Utensílios;
- Bens de Informática;
- Veículos;
Metodologia para realização do inventário físico dos bens
A metodologia para realização do inventário patrimonial dos bens compreende três etapas, cujos detalhes estão apresentados a seguir.
Cabe ressaltar que são procedimentos que podem ser adaptados ou alterados no decorrer da execução do serviço, visando uma melhor adequação às necessidades do trabalho, conforme a atividade econômica do cliente.
Primeira etapa: Planejamento do inventário
O planejamento das atividades do inventário patrimonial deve ser formalizado considerando as seguintes fases:
- Inspeção prévia geral dos setores da empresa, visando:
- Classificação dos diferentes grupos e subgrupos de bens (centros de custos);
- Definição da forma como os bens serão identificados. Podemos utilizar etiquetas de papel com o número patrimonial manuscrito ou plaquetas de patrimônio adesivas de alumínio ou aço inoxidável;
- Definição e contato com os responsáveis pelos setores principais, que ficarão encarregados de acompanhar a equipe inventariante durante o processo de arrolamento dos bens patrimoniais.
- Reunião com o Setor de Contabilidade com o objetivo de ajustar os parâmetros do inventário
- Relacionar os bens em “contratos de comodato”, “leasing”, bens de terceiros e outras situações, delimitando o conjunto de bens, que são de fato, propriedade do contratante;
- Definir se será usado o piso contábil como nível para determinar os bens que serão listados e identificados ou outro nível de valor ou de representatividade física;
- Separar os bens que não serão incluídos no controle patrimonial em razão da relação “custo x benefício”, por estarem danificados ou obsoletos ou de baixo valor.
Segunda etapa: Execução do inventário físico e emplaquetamento dos bens
O processo de execução para realizar o inventário físico compreende, entre outros, os seguintes aspectos:
Inicialmente deverá ser efetuado um planejamento do inventário físico no setor ou departamento em conjunto com o responsável (Chefe, Gerente etc.) em função das atividades do setor ou departamento, de forma a não prejudicar o seu funcionamento.
Iniciadas as inspeções:
- Afixar a plaqueta ou etiqueta de identificação no bem;
- Registrar em campo próprio da planilha de levantamento: o número de identificação da placa de patrimônio, a descrição detalhada do bem (incluindo marca, modelo, capacidade, número de série), localização (ou centro de custo), estado de conservação e as demais informações necessárias;
- É importante observar que o ano de fabricação é indispensável na descrição de máquinas e equipamentos e que as dimensões de altura, largura e profundidade são necessárias na descrição de peças do mobiliário;
Terceira etapa: Conciliação e planilhamento das informações – Resultado do inventário
Nesta etapa pode ser necessário fazer a conciliação do inventário patrimonial de bens, ou seja: comparar a relação dos bens encontrados e identificados com a relação das respectivas notas fiscais de aquisição e emitir listagens separadas dos bens adquiridos e não encontrados e dos bens encontrados sem as correspondentes notas fiscais de compra.
Todas as informações apresentadas nas planilhas de inventário físico serão transformadas em um único arquivo que servirá de base para a preparação do relatório final.
Esta base de dados deve ser entregue ao contratante em meio magnético contendo as seguintes informações:
- Relação dos bens inventariados e identificados por setor ou departamento, com a indicação dos códigos de referência, incluindo número patrimonial, de cada item e
- Fotografias digitais em arquivo magnético de todos os bens inventariados, quando for o caso.